Guida completa a creare documenti PDF dal computer e smartphone

Il formato PDF (Portable Document Format) è uno standard universale per la condivisione di documenti digitali. La sua utilità risiede nella capacità di mantenere intatti layout, formattazione, tipi di carattere e immagini, indipendentemente dal dispositivo o dal sistema operativo utilizzato per visualizzarli. Questo formato è particolarmente utile per:

• Professionisti: per inviare relazioni, proposte o contratti in modo sicuro e leggibile.
• Studenti: per consegnare tesine, elaborati o appunti in un formato standardizzato.
• Utenti generici: per salvare pagine web, email o foto in un formato facilmente condivisibile e stampabile.

Le procedure descritte sono semplici e adatte a tutti, indipendentemente dal livello di competenza tecnologica.

Prerequisiti

• Sistema operativo: Windows o macOS
• Browser: Microsoft Edge (per Windows) o qualsiasi browser (per macOS)
• Programmi di videoscrittura: Microsoft Word o LibreOffice Writer
• Documento da convertire: Pagina Web, email, foto, testo o relazione

Come creare un documento PDF dal computer

Seguendo questa guida, potrai creare un documento PDF utilizzando gli strumenti disponibili sul tuo computer, sia che tu stia utilizzando Windows o macOS.

Stampante PDF

Se hai bisogno di trasformare una pagina Web, un'email o una foto in PDF senza installare nulla, puoi utilizzare la stampante PDF, una stampante virtuale che salva il contenuto in un file.

Windows

• Apri il contenuto da salvare in Microsoft Edge.
• Premi Ctrl+P o clicca sul pulsante con i tre puntini in alto a destra e seleziona Stampa.
• Nel pannello Stampa, apri il menu a tendina Stampante e scegli Microsoft Print to PDF.
• Regola le impostazioni come orientamento del foglio e pagine da includere.
• Premi Stampa e nella finestra Salva output di stampa con nome, scegli la cartella di destinazione, digita il nome del file e verifica che il menu Salva come sia impostato su Documento PDF.
• Clicca su Salva e apri il file dalla cartella in cui lo hai salvato per controllare il risultato.

macOS

• Apri il documento da trasformare in PDF, ad esempio in TextEdit.
• Seleziona Stampa… dal menu File o premi cmd+p.
• Nel menu PDF in basso a sinistra, scegli Salva come PDF….
• Scrivi il nome del file, indica la cartella di destinazione e compila i campi Titolo, Autore, Oggetto e Parole chiave se desiderato.

In TextEdit, puoi anche selezionare Esporta come PDF… dal menu File, indicare nome e cartella nella finestra di salvataggio e premere Salva.

Microsoft Word

Se devi preparare un documento di testo o una relazione da consegnare in PDF, puoi utilizzare Microsoft Word.

• Scegli Crea documento PDF/XPS.
• Premi il pulsante Crea PDF/XPS.
• Clicca su Opzioni… per regolare le impostazioni del PDF, come la conformità allo standard PDF/A e i tag per l'accessibilità.

In alternativa, puoi salvare il documento come PDF passando dalla funzione di salvataggio: clicca sulla scheda File, vai su Salva con nome, individua la posizione in cui salvare il documento, scrivi il nome nel campo Immettere il nome del file, apri il menu a tendina sottostante, scegli PDF e premi Salva.

Per un PDF accessibile, applica gli stili disponibili nel gruppo Stili della scheda Home, come Titolo 1, Titolo 2 e Titolo 3, e verifica che sia attiva la casella Tag per la struttura del documento per l'accessibilità durante l'esportazione.

VERIFICA E TROUBLESHOOTING: Come testare se funziona e cosa fare se fallisce

Dopo aver creato il tuo PDF, è importante verificare che il file sia stato generato correttamente e che sia leggibile. Ecco come procedere:

Verifica del PDF

• Apri il file: Dopo aver salvato il PDF, apri il file dalla cartella di destinazione per verificare che sia tutto in ordine.
• Controlla il contenuto: Assicurati che tutte le pagine siano presenti e che il formato sia corretto. Verifica anche che immagini e testo siano leggibili.
• Anteprima: Utilizza un visualizzatore PDF come Adobe Acrobat Reader per fare un'anteprima del documento e assicurarti che tutto sia come previsto.

Troubleshooting

Se il PDF non viene creato correttamente o se riscontri problemi, ecco alcuni passaggi da seguire:

• Verifica le impostazioni di stampa: Assicurati di aver selezionato la stampante PDF corretta (Microsoft Print to PDF su Windows o Salva come PDF su macOS).
• Controlla le opzioni di salvataggio: Verifica che il menu Salva come sia impostato su Documento PDF e che tutte le impostazioni siano corrette.
• Aggiorna il software: Se utilizzi un programma come Microsoft Word o LibreOffice Writer, assicurati di avere l'ultima versione installata.
• Riavvia il computer: A volte, un semplice riavvio può risolvere problemi temporanei.
• Prova un altro metodo: Se la stampante PDF non funziona, prova a esportare il documento direttamente dal programma che stai utilizzando (es. Microsoft Word o LibreOffice Writer).
• Controlla lo spazio su disco: Assicurati di avere spazio sufficiente sul disco per salvare il file PDF.
• Verifica i permessi: Se stai salvando il file in una cartella specifica, assicurati di avere i permessi necessari per scrivere in quella cartella.

Se dopo aver seguito questi passaggi il problema persiste, potrebbe essere utile consultare la documentazione ufficiale del software che stai utilizzando o cercare supporto online.

Sintesi didattica e invito alla pratica

Hai imparato come creare documenti PDF utilizzando strumenti già disponibili sul tuo computer e smartphone. Ora puoi salvare pagine web, documenti di testo e immagini in formato PDF con semplicità, sfruttando le funzionalità integrate di Windows, macOS, Microsoft Word e altre applicazioni.

Ricorda che la stampante PDF è la soluzione più rapida per convertire qualsiasi contenuto in PDF senza installare programmi aggiuntivi. Su Windows, usa Microsoft Print to PDF, mentre su macOS seleziona Salva come PDF dal menu PDF nella finestra di stampa.

Per documenti di testo e relazioni, Microsoft Word offre un'opzione di esportazione diretta in PDF con opzioni avanzate come la conformità allo standard PDF/A e i tag per l'accessibilità.

Non dimenticare che puoi anche digitalizzare documenti fronte retro in un unico file PDF e scoprire altre operazioni utili come unire, firmare o rendere editabili i PDF.

Ora che conosci tutti questi metodi, metti subito in pratica quanto appreso. Inizia a creare i tuoi primi PDF e sperimenta con le diverse opzioni disponibili. Buon lavoro!